กระบวนการจัดทำแผนปฏิบัติการ
ได้มีผู้เสนอกระบวนการจัดทำแผนปฏิบัติการหลายแนวคิดด้วยกัน เช่น
อธิปัตย์ คลี่สุนทร และจำลอง นักฟ้อน (2527 ; 365) ไดกล่าวถึงแนวในการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี ไว้ว่า ในการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี ไม่ว่าจะเป็นระดับจังหวัด / อำเภอ จะใช้แนวในการจัดทำต่อไปนี้คือ
1) ตารางสรุปการปฏิบัติการ
2) สภาพปัจจุบันและปัญหา
3) วัตถุประสงค์ นโยบายและแนวทางการพัฒนา (โดยส่วนร่วม)
4) เป้าหมายและปัญหา
5) อัตรากำลัง
6) งบประมาณ (ที่ได้รับ)
7) งานและโครงการ (ที่จัดทำ)
8) รายละเอียดของงานและโครงการ
9) ปัญหาและอุปสรรค์
กองแผนงาน กรมสามัญศึกษา กระทรวงศึกษาธิการ (2530 : 18) ได้อธิบายถึงขั้นตอนการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปีไว้ว่า การจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปีของโรงเรียนให้จัดทำเป็นปีการศึกษา โดยใช้ขั้นตอนการดำเนินงาน 8 ขั้นตอนด้วยกันคือ
1) ในการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี ให้กลุ่มโรงเรียนและโรงเรียนได้ศึกษาจากนโยบายประจำปี และแนวทางการจัดสรรงบประมาณประจำปีของกรมสามัญศึกษา
2) ให้โรงเรียนและกลุ่มโรงเรียน วิเคราะห์นโยบายและข้อมูล เพื่อกำหนดปัญหาและความต้องการ
3) ให้คณะกรรมการสามัญศึกษาจังหวัด เชิญกลุ่มโรงเรียนและโรงเรียนมากำหนดปัญหาและความต้องการ
4) ให้คระกรรมการสามัญศึกษาจังหวัด กลุ่มโรงเรียนและโรงเรียน วิเคราะห์กำหนดทางเลือกและแนวทางในการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี
5) ให้กลุ่มโรงเรียนและโรงเรียนจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปีแล้วส่งให้คณะกรรมการสามัญศึกษาจังหวัด ประสานและให้ความเห็นชอบ
6) ให้คณะกรรมการสามัญศึกษาจังหวัด ส่งแผนปฏิบัติการประจำปีที่ประสานแล้วให้กรมเพื่อทราบ
7) ดำเนินการติดตามและนิเทศ
8) ประเมินผลและรายงานกรม
จากขั้นตอนการจัดทำแผนปฏิบัติการที่กล่าวมาแล้วพอสรุปขั้นตอนในการจัดทำแผนปฏิบัติการได้ดังนี้
1. จัดประชุมบุคลากรในหน่วยงาน เพื่อซักซ้อมความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดทำแผนปฏิบัติการและเพื่อให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการวางแผนและยอมรับในการกำหนดแนวทางการปฏิบัติงามร่วมกัน
2. กำหนดวัตถุประสงค์ เพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินงานจัดทำแผน
3. จัดตั้งคณะทำงานจัดทำแผนเป็นเรื่องๆ โดยให้มีความสอดคล้องสัมพันธ์กับแผนการดำเนินงานอื่นๆ ของหน่วยงาน
4. กำหนดแนวทางในการจัดทำแผนปฏิบัติการ ซึ่งประกอบด้วย
4.1 ตารางสรุปการปฏิบัติงาน
4.2 สภาพปัจจุบันและปัญหา
4.3 วัตถุประสงค์
4.4 เป้าหมายและแนวทางในการดำเนินงาน
4.5 อัตรากำลัง
4.6 งบประมาณ (ที่ได้รับ)
4.7 งาน / โครงการ
4.8 รายละเอียดของงาน / โครงการ
การดำเนินการตามแผนปฏิบัติการ
การดำเนินการตามแผนปฏิบัติการ ได้มีผู้เสนอแนวทางการดำเนินการตามแผนปฏิบัติการไว้หลายแนวทาง ดังนี้
กฤษณา โอภาสวัฒนา (2528 ; 1040 - 1041) ได้กล่าวถึงขั้นตอนการลงมือปฏิบัติตามแผนปฏิบัติการ (Implementation) ของโรงเรียนประถมศึกษา สังกัดสำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษาแห่งชาติไว้ว่า
1. เมื่อจัดทำแผนปฏิบัติการเสร็จแล้ว นำเสนอคณะกรรมการกลุ่มโรงเรียนเพื่อนำไปรวบรวมเป็นแผนกลุ่มโรงเรียนเพื่อเสนอปัญหาและความต้องการในลักษณะรวมของกลุ่ม เพื่อให้มีความเป็นไปได้ในการจัดสรรทรัพยากรสนับสนุนและช่วยให้มีการปฏิบัติจริง
2. ก่อนเริ่มปฏิบัติงานตามโครงการ จะต้องเตรียมบุคลากร เทคนิค วิธีการและทรัพยากรต่างๆ โดยการจัดการตามความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับ นโยบาย วัตถุประสงค์ เป้าหมาย ขั้นตอน และวิธีการทำงาน เพื่อให้การจัดสรรทรัพยากรและแบ่งงานได้เหมาะสม
3. ปฏิบัติตาม แผนปฏิบัติการหรือปฏิทินปฏิบัติงานที่กำหนดไว้หากมีปัญหาหรือ อุปสรรคก็รีบพิจารณาหาทางแก้ไข ปรับปรุงทันที โดยการพิจารณาและตัดสินใจร่วมกันของคณะ ครู – อาจารย์
4. ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยยึดตามขั้นตอนที่ได้วางไว้และมีการตรวจสอบการปฏิบัติงานและผลงานอยู่เสมอ เพื่อให้สามารถยืดหยุ่นในทางปฏิบัติได้เมื่อมีปัญหาหรืออุปสรรค เช่น เร่งปฏิบัติงานในขั้นตอนใดหรือชะลอในขั้นตอนใดในระหว่างปฏิบัติงานได้ แต่ก็สามารถบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายและระยะเวลาที่กำหนดไว้ในที่สุด
สำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษาแห่งชาติ กระทรวงศึกษาธิการ (2528 : 66 - 67) ได้กำหนดการดำเนินการตามแผนปฏิบัติการไว้ว่า การดำเนินการตามแผนปฏิบัติการเป็นขั้นตอนสำคัญของกระบวนการบริหารแผน หากไม่มีการปฏิบัติตามขั้นตอนนี้ แผนที่วางไว้ก็จะเสียเปล่า ในขั้นตอนการดำเนินการตามแผนมีกิจกรรมที่ผู้บริหารโรงเรียนต้องปฏิบัติ คือ
1. นำเสนอแผนเพื่อให้กลุ่มโรงเรียนพิจารณาให้ความเห็นชอบ และเป็นการประสานงานระหว่างโรงเรียนกับกลุ่มโรงเรียน
2. อนุมัติโครงการ และอนุมัติการใช้เงิน สำหรับโครงการที่ไม่ใช้งบประมาณในวงเงินที่ไม่เกินอำนาจของผู้บริหารโรงเรียน
3. เสนอโครงการเพื่อขออนุมัติจากผู้มีอำนาจในกรณีที่โครงการนั้นใช้งบประมาณเกินอำนาจของผู้บริหารโรงเรียน
4. จัดเตรียมบุคลากร เทคนิควิธีและทรัพยากรที่จำเป็น โดยทำความเข้าใจร่วมกันในเรื่องนโยบาย วัตถุประสงค์ เป้าหมาย และวิธีการทำงาน ทั้งนี้เพื่อให้การจัดสรรทรัพยากร การมอบงานเป็นไปด้วยความเหมาะสมยิ่งขึ้น
5. ควบคุม กำกับติดตามและนิเทศงานตามโครงการที่กำหนดไว้ โดยต้องมีแผนควบคุมกำกับและนิเทศงานอย่างมีระบบ มีการมอบหมายงานและกำกับ ติดตาม มีกิจกรรมการกำกับติดตาม เช่น การตรวจผลงานและรายงานตามกำหนดเวลา เป็นต้น
6. จัดให้มีการแก้ปัญหาข้อขัดข้องต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นในขณะปฏิบัติงานโดยใช้เทคนิคและกระบวนการกลุ่มเข้าช่วย
7. สนับสนุนทรัพยากรและบริการต่างๆ เพื่อให้การปฏิบัติงานตามโครงการบรรลุวัตถุประสงค์
จากแนวคิดเกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินการตามแผนปฏิบัติการ สามารถสรุป ขั้นตอนการดำเนินการตามแผนปฏิบัติการ ได้ดังนี้
1) นำเสนอแผนปฏิบัติการเพื่อขอความเห็นชอบ
2) การอนุมัติโครงการและงบประมาณ
3) จัดเตรียมบุคากรและทรัพยากร
4) ปฏิบัติตามแผนปฏิบัติการ
5) สนับสนุนทรัพยากรและบริการต่างๆ
6) ควบคุม กำกับ ติดตามและนิเทศงาน
7) ปรับปรุง แก้ไขปัญหา
