กระบวนการจัดทำแผนปฏิบัติการ

กระบวนการจัดทำแผนปฏิบัติการ

                ได้มีผู้เสนอกระบวนการจัดทำแผนปฏิบัติการหลายแนวคิดด้วยกัน  เช่น

                อธิปัตย์    คลี่สุนทร  และจำลอง  นักฟ้อน   (2527 ; 365)  ไดกล่าวถึงแนวในการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี  ไว้ว่า  ในการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี  ไม่ว่าจะเป็นระดับจังหวัด / อำเภอ  จะใช้แนวในการจัดทำต่อไปนี้คือ

1)            ตารางสรุปการปฏิบัติการ

2)            สภาพปัจจุบันและปัญหา

3)            วัตถุประสงค์  นโยบายและแนวทางการพัฒนา  (โดยส่วนร่วม)

4)            เป้าหมายและปัญหา

5)            อัตรากำลัง

6)            งบประมาณ  (ที่ได้รับ)

7)            งานและโครงการ  (ที่จัดทำ)

8)            รายละเอียดของงานและโครงการ

9)            ปัญหาและอุปสรรค์

                กองแผนงาน  กรมสามัญศึกษา  กระทรวงศึกษาธิการ  (2530 : 18)  ได้อธิบายถึงขั้นตอนการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปีไว้ว่า  การจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปีของโรงเรียนให้จัดทำเป็นปีการศึกษา  โดยใช้ขั้นตอนการดำเนินงาน  8  ขั้นตอนด้วยกันคือ

1)            ในการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี  ให้กลุ่มโรงเรียนและโรงเรียนได้ศึกษาจากนโยบายประจำปี  และแนวทางการจัดสรรงบประมาณประจำปีของกรมสามัญศึกษา

2)            ให้โรงเรียนและกลุ่มโรงเรียน  วิเคราะห์นโยบายและข้อมูล  เพื่อกำหนดปัญหาและความต้องการ

3)            ให้คณะกรรมการสามัญศึกษาจังหวัด  เชิญกลุ่มโรงเรียนและโรงเรียนมากำหนดปัญหาและความต้องการ

4)            ให้คระกรรมการสามัญศึกษาจังหวัด  กลุ่มโรงเรียนและโรงเรียน  วิเคราะห์กำหนดทางเลือกและแนวทางในการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี

5)            ให้กลุ่มโรงเรียนและโรงเรียนจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปีแล้วส่งให้คณะกรรมการสามัญศึกษาจังหวัด  ประสานและให้ความเห็นชอบ

6)            ให้คณะกรรมการสามัญศึกษาจังหวัด  ส่งแผนปฏิบัติการประจำปีที่ประสานแล้วให้กรมเพื่อทราบ

7)            ดำเนินการติดตามและนิเทศ

8)            ประเมินผลและรายงานกรม

               

                จากขั้นตอนการจัดทำแผนปฏิบัติการที่กล่าวมาแล้วพอสรุปขั้นตอนในการจัดทำแผนปฏิบัติการได้ดังนี้

                1.  จัดประชุมบุคลากรในหน่วยงาน  เพื่อซักซ้อมความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดทำแผนปฏิบัติการและเพื่อให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการวางแผนและยอมรับในการกำหนดแนวทางการปฏิบัติงามร่วมกัน

                2.  กำหนดวัตถุประสงค์  เพื่อเป็นแนวทางในการดำเนินงานจัดทำแผน

                3.  จัดตั้งคณะทำงานจัดทำแผนเป็นเรื่องๆ  โดยให้มีความสอดคล้องสัมพันธ์กับแผนการดำเนินงานอื่นๆ  ของหน่วยงาน

                4.  กำหนดแนวทางในการจัดทำแผนปฏิบัติการ  ซึ่งประกอบด้วย

                                4.1  ตารางสรุปการปฏิบัติงาน

                                4.2  สภาพปัจจุบันและปัญหา

                                4.3  วัตถุประสงค์

                                4.4  เป้าหมายและแนวทางในการดำเนินงาน

                                4.5  อัตรากำลัง

                                4.6  งบประมาณ  (ที่ได้รับ)

                                4.7  งาน / โครงการ

                                4.8  รายละเอียดของงาน / โครงการ

การดำเนินการตามแผนปฏิบัติการ

                การดำเนินการตามแผนปฏิบัติการ  ได้มีผู้เสนอแนวทางการดำเนินการตามแผนปฏิบัติการไว้หลายแนวทาง  ดังนี้

                กฤษณา     โอภาสวัฒนา   (2528 ;  1040 - 1041)  ได้กล่าวถึงขั้นตอนการลงมือปฏิบัติตามแผนปฏิบัติการ  (Implementation)  ของโรงเรียนประถมศึกษา  สังกัดสำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษาแห่งชาติไว้ว่า

                1.  เมื่อจัดทำแผนปฏิบัติการเสร็จแล้ว  นำเสนอคณะกรรมการกลุ่มโรงเรียนเพื่อนำไปรวบรวมเป็นแผนกลุ่มโรงเรียนเพื่อเสนอปัญหาและความต้องการในลักษณะรวมของกลุ่ม  เพื่อให้มีความเป็นไปได้ในการจัดสรรทรัพยากรสนับสนุนและช่วยให้มีการปฏิบัติจริง

                2.  ก่อนเริ่มปฏิบัติงานตามโครงการ  จะต้องเตรียมบุคลากร  เทคนิค  วิธีการและทรัพยากรต่างๆ  โดยการจัดการตามความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับ  นโยบาย  วัตถุประสงค์  เป้าหมาย  ขั้นตอน  และวิธีการทำงาน  เพื่อให้การจัดสรรทรัพยากรและแบ่งงานได้เหมาะสม

                3.  ปฏิบัติตาม  แผนปฏิบัติการหรือปฏิทินปฏิบัติงานที่กำหนดไว้หากมีปัญหาหรือ               อุปสรรคก็รีบพิจารณาหาทางแก้ไข  ปรับปรุงทันที  โดยการพิจารณาและตัดสินใจร่วมกันของคณะ        ครู – อาจารย์

                4.  ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน  โดยยึดตามขั้นตอนที่ได้วางไว้และมีการตรวจสอบการปฏิบัติงานและผลงานอยู่เสมอ  เพื่อให้สามารถยืดหยุ่นในทางปฏิบัติได้เมื่อมีปัญหาหรืออุปสรรค  เช่น  เร่งปฏิบัติงานในขั้นตอนใดหรือชะลอในขั้นตอนใดในระหว่างปฏิบัติงานได้  แต่ก็สามารถบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมายและระยะเวลาที่กำหนดไว้ในที่สุด

                สำนักงานคณะกรรมการการประถมศึกษาแห่งชาติ  กระทรวงศึกษาธิการ  (2528 : 66 - 67)  ได้กำหนดการดำเนินการตามแผนปฏิบัติการไว้ว่า  การดำเนินการตามแผนปฏิบัติการเป็นขั้นตอนสำคัญของกระบวนการบริหารแผน  หากไม่มีการปฏิบัติตามขั้นตอนนี้  แผนที่วางไว้ก็จะเสียเปล่า  ในขั้นตอนการดำเนินการตามแผนมีกิจกรรมที่ผู้บริหารโรงเรียนต้องปฏิบัติ  คือ

                1.  นำเสนอแผนเพื่อให้กลุ่มโรงเรียนพิจารณาให้ความเห็นชอบ  และเป็นการประสานงานระหว่างโรงเรียนกับกลุ่มโรงเรียน

                2.  อนุมัติโครงการ  และอนุมัติการใช้เงิน  สำหรับโครงการที่ไม่ใช้งบประมาณในวงเงินที่ไม่เกินอำนาจของผู้บริหารโรงเรียน

                3.  เสนอโครงการเพื่อขออนุมัติจากผู้มีอำนาจในกรณีที่โครงการนั้นใช้งบประมาณเกินอำนาจของผู้บริหารโรงเรียน

                4.  จัดเตรียมบุคลากร  เทคนิควิธีและทรัพยากรที่จำเป็น  โดยทำความเข้าใจร่วมกันในเรื่องนโยบาย  วัตถุประสงค์  เป้าหมาย  และวิธีการทำงาน  ทั้งนี้เพื่อให้การจัดสรรทรัพยากร  การมอบงานเป็นไปด้วยความเหมาะสมยิ่งขึ้น

                5.  ควบคุม  กำกับติดตามและนิเทศงานตามโครงการที่กำหนดไว้  โดยต้องมีแผนควบคุมกำกับและนิเทศงานอย่างมีระบบ  มีการมอบหมายงานและกำกับ  ติดตาม  มีกิจกรรมการกำกับติดตาม  เช่น  การตรวจผลงานและรายงานตามกำหนดเวลา  เป็นต้น

                6.  จัดให้มีการแก้ปัญหาข้อขัดข้องต่างๆ  ที่อาจเกิดขึ้นในขณะปฏิบัติงานโดยใช้เทคนิคและกระบวนการกลุ่มเข้าช่วย

                7.  สนับสนุนทรัพยากรและบริการต่างๆ  เพื่อให้การปฏิบัติงานตามโครงการบรรลุวัตถุประสงค์

               

จากแนวคิดเกี่ยวกับขั้นตอนการดำเนินการตามแผนปฏิบัติการ  สามารถสรุป  ขั้นตอนการดำเนินการตามแผนปฏิบัติการ  ได้ดังนี้

1)            นำเสนอแผนปฏิบัติการเพื่อขอความเห็นชอบ

2)            การอนุมัติโครงการและงบประมาณ

3)            จัดเตรียมบุคากรและทรัพยากร

4)            ปฏิบัติตามแผนปฏิบัติการ

5)            สนับสนุนทรัพยากรและบริการต่างๆ

6)            ควบคุม  กำกับ  ติดตามและนิเทศงาน

7)            ปรับปรุง  แก้ไขปัญหา